Импорт таблицы

Импорт переносит в базу объекты, арендаторов и договоры из вашей таблицы Excel или CSV. Сначала вы видите строки таблицы, выбираете, что в каком столбце, проверяете ошибки и совпадения с записями базы — и только после вашего подтверждения записи появляются в базе.

Где начать

1. Нажмите «+ Добавить», выберите базу и плитку «Импорт таблицы». В пустой базе то же самое — плитка «Загрузите таблицу» на странице базы.
2. На странице «Импорт таблицы» указана база, в которую пойдёт импорт, — выбранная; другую базу выбирают в меню базы справа над заголовком, и страница импорта откроется уже для неё.
3. Нажмите «Выбрать файл», затем «Загрузить и посмотреть».

Импортировать может участник с ролью «Создатель», «Совладелец» или «Изменение»; в базе из архива импорта нет. Начатый импорт видит и продолжает только тот, кто загрузил таблицу. Импорт работает прямо на странице и нужен включённый JavaScript; без него страница объяснит это и покажет ссылки на базу и помощь.

Какие файлы подойдут

• Книга Excel .xlsx или файл CSV, до 10 МБ.
• Старый формат .xls, книги с макросами (.xlsm), .xlsb и .ods не читаются: откройте файл в Excel и сохраните как «Книга Excel (.xlsx)» или «CSV UTF-8». Книгу с паролем сохраните без пароля. Если файл не подходит, импорт скажет почему ещё до загрузки или сразу после неё — в базе при этом ничего не появится.
• CSV — лучше в UTF-8, подойдёт и Windows-1251; разделитель — точка с запятой, запятая или табуляция.
• На листе — до 5000 заполненных строк и до 100 столбцов.
• Одновременно можно держать до 10 начатых импортов в одной базе. Если лимит исчерпан, завершите или отмените ненужные.

Как устроена таблица

• Одна строка — объект, его арендатор и договор. Любую часть можно не заполнять: строка только с объектом, только с арендатором или объект с договором. Договор без объекта в той же строке не импортируется — договор всегда относится к объекту.
• Над данными — строка заголовков: «Город», «Адрес», «Вид», «Арендатор», «Телефон», «Начало», «Окончание», «Аренда». Название таблицы над заголовками не мешает. По заголовкам импорт сам предложит, какой столбец чему соответствует; выбор остаётся за вами.
• В сообщениях об ошибках строки и столбцы названы так же, как в вашем листе: «Строка 12», «Столбец H «Телефон»».

Как записывать значения

• Вид объекта — как в приложении: квартира, комната, жилой дом, офис, склад, гараж, машино-место и другие. «Апартаменты» записываются как квартира. Если у всех объектов один вид или один город, столбец не нужен: их можно задать сразу для всех строк.
• Адрес — отдельными столбцами (город, улица, дом, квартира или помещение) или одной строкой: «г. Москва, ул. Ленина, д. 5, кв. 12». У квартиры нужен номер (квартира без номера не бывает); у помещения, гаража, машино-места и кладовой — номер или слова «без номера». У комнаты столбец номера — обозначение комнаты («2», «малая»), номер квартиры, в которой она, таблица не задаёт. У жилого дома без номера в столбце дома напишите «б/н».
• Арендатор — «Фамилия Имя Отчество» одной ячейкой или по столбцам; «ИП …» — предприниматель, «ООО …», «АО …» — организация. Несколько телефонов или адресов почты — через запятую.
• Даты — «01.09.2026» или ячейка-дата Excel; «1 сентября 2026 г.» тоже подойдёт. Сначала день, потом месяц.
• Суммы — в рублях: «55 000» или «55 000,50». Разряды отделяйте пробелом, копейки — запятой: «55,000» непонятно (55 рублей или 55 тысяч?) и будет отмечено ошибкой. Другие валюты не принимаются.
• Для договора на коммерческий объект укажите, кто оплачивает ЖКУ.
• Формулы не пересчитываются: берётся значение, которое Excel сохранил в файле, — такие ячейки отмечены «ƒ». Если таблицу собрала другая программа и значений нет, откройте файл в Excel и сохраните его.

Шаги импорта

Шаги показаны строкой над страницей: «Таблица», «Столбцы», «Проверка», «Совпадения», «Импорт». Готовые отмечены галочкой, к ним можно вернуться. Всё, что вы выбрали, сохраняется: если закрыть страницу или обновить её, импорт откроется на том же шаге — его можно продолжить со страницы «Импорт таблицы», из списка «Начатые импорты». До подтверждения в базе ничего не меняется.

1. Таблица. Строки таблицы с номерами, как в листе; широкая таблица прокручивается вбок внутри своей рамки. В книге с несколькими листами выберите лист — скрытые листы отмечены, пустые и нечитаемые выбрать нельзя. Если строка заголовков определилась неверно, укажите её номер или отметьте «Без заголовков». У CSV можно выбрать кодировку и разделитель: если их не удалось определить однозначно, импорт предупредит — проверьте, читаются ли русские буквы и разложены ли значения по столбцам. Нажмите «Применить», чтобы увидеть результат. Другой лист, строка заголовков, кодировка или разделитель сбрасывают выбор столбцов — импорт предупредит об этом заранее; значения для всех строк сохраняются.

2. Столбцы. Для каждого столбца выберите поле: объект, арендатор или договор — либо «Не импортировать». Подставленные по заголовкам подсказки отмечены «подсказка»; ничего не сохраняется, пока вы не нажмёте «Проверить строки». В блоке «Одно значение для всех строк» можно задать вид объекта, категорию, город, тип улицы, вид арендатора и плательщика ЖКУ — значение из ячейки важнее. Если одно поле выбрано для двух столбцов или чего-то не хватает (например, у договора нет объекта), импорт покажет, какой столбец или поле исправить.

3. Проверка. Счётчики строк: готовы, с предупреждением, с ошибкой. Ниже — сами строки постранично: номер строки, столбец, исходное значение и что исправить; «Значения строки» показывают, как импорт их прочитал. Строки с ошибками импортировать нельзя: исправьте таблицу и загрузите её заново отдельным импортом или измените выбор столбцов, если ошибка в нём. Предупреждения записи не мешают.

4. Совпадения. Одинаковые объекты и арендаторы собраны в группы; для каждой показаны похожие записи вашей базы, в том числе убранные в архив. Где есть совпадение или повтор в таблице, выбираете вы — импорт ничего не угадывает:

   • «Связать с …» — строки свяжутся с существующей записью. Запись данными таблицы не меняется: к ней добавятся только новые договоры и связи. Запись из архива выбрать нельзя — сначала верните её из архива в её карточке.
   • «Создать новую запись». Для повтора в таблице — «Одна новая запись на все строки» (записываются значения первой строки группы, импорт покажет, чем строки различаются; телефоны и почта арендатора объединятся) или «Отдельная новая запись на каждую строку».
   • «Другая запись этой базы…» — поиск по адресу, названию, номеру, имени, телефону или почте, если нужной записи нет среди показанных похожих.
   • Арендатору в строке без договора нужна связь с объектом — «Арендатор без договора» с датой «с» (дата «по» — если арендатор уже съехал). Если в строке нет и объекта, выберите его: существующий в базе или объект из этой же таблицы.

   Отбор над группами показывает группы без выбора, все, где нужен выбор, с похожими записями или с ошибками. Кнопка «Создать новые записи для групп без выбора…» делает выбор для многих групп сразу, только после вашего подтверждения; группы с похожими записями базы в неё входят, только если отметить это отдельно. Любой выбор можно изменить или сбросить.

5. Импорт. Сводка: сколько объектов, арендаторов, договоров и связей будет создано и сколько существующих записей использовано. Кнопка «Импортировать в …» спросит подтверждение.

Запись

• Всё записывается одной операцией: если какая-то строка не сохранится, не сохранится ничего, и импорт покажет, в какой строке причина.
• Большая таблица (несколько тысяч строк) записывается до минуты и дольше. Пока идёт запись, страница показывает «Идёт запись в базу» без процентов — сервер их не сообщает. Если закрыть страницу, запись всё равно закончится; вернитесь к импорту, чтобы увидеть итог.
• Если связь прервалась и ответ не пришёл, страница сама узнаёт у сервера, чем закончилась запись, и ничего не отправляет повторно. Проверка идёт, пока страница открыта; «Проверить состояние» — проверить сразу.
• Если сервер остановился посреди записи, не запишется ничего: импорт покажет, что запись прервалась, и его можно подтвердить ещё раз — повторов не будет. Если с момента проверки в базе появились новые похожие записи или выбранная запись ушла в архив, импорт вернёт к совпадениям и ничего не запишет.
• Напоминания об окончании договоров и ожидаемые документы за период появятся так же, как при ручном вводе. Это не отметки об оплате: оплату и выставленные счета отмечаете вы.

Итог

После записи — сколько создано и сколько использовано существующих записей, и строки таблицы постранично со ссылками на объекты, арендаторов и договоры. «Скачать исходную таблицу» скачает загруженный файл: исходная таблица выполненного импорта хранится для сверки, скачать её могут участники базы, как файлы договоров.

Отмена

• До записи — «Отменить загрузку…» внизу шагов: загруженная таблица удаляется вместе с настройками и выбором, в базе ничего не меняется.
• После записи — «Отменить импорт целиком» на странице итога. Сначала «Проверить, можно ли отменить»: импорт покажет, что будет удалено. Отменить можно, пока созданное никто не менял: если после импорта изменили или удалили созданную запись или добавили к ней что-то своё — приложение, файл, фото, документ по спору, другой договор, телефон, личное напоминание, отметку об оплате, — импорт не удалит ничего и покажет, что мешает, со ссылками. Если данные изменились, пока вы смотрели, отказ будет показан при нажатии. Записи, с которыми вы связали строки, останутся; частично импорт не отменяется. После отмены исходная таблица удаляется. Отменить импорт может его автор.

История импортов

На странице «Импорт таблицы» — «Начатые импорты», которые можно продолжить, и свёрнутая «История импортов»: выполненные, отменённые до записи и отменённые после записи, с тем, что было создано или удалено. Из истории открывается итог импорта. Импорты других участников не показываются.

На телефоне

Все шаги работают и на телефоне: строка шагов показывает номера, текущий шаг — с названием; таблица прокручивается вбок внутри своей рамки, сама страница — нет.