Пользователи, роли и права

Доступ выдаётся ко всей базе сразу: участник видит все её записи. Роль определяет, что он может менять.

Что это значит на практике

• Создатель — тот, кто создал базу. Роль закреплена за ним: её нельзя передать другому, а самого создателя нельзя убрать из базы.
• Совладелец и изменение — добавляют, изменяют, убирают в архив и удаляют объекты, людей и организации, договоры, добавляют акты, загружают файлы и фотографии объектов, заводят альбомы фото, подписывают и переносят фото, импортируют таблицы (начатый импорт видит только его автор), отмечают оплату и напоминания.
• Просмотр — только чтение: кнопок изменения нет. Можно смотреть реестр документов базы, выгружать списки в Excel, скачивать файлы договоров, смотреть альбомы, фотографии объектов и подписи к ним, скачивать фотографии и создавать свои личные напоминания — их видит только автор. На странице «+ Добавить» для такой базы плитки объекта, договора, человека или организации и импорта таблицы серые, с пояснением «Нужны права изменения в этой базе»; если права изменения нет ни в одной базе, там остаётся только «Личное напоминание».

Свою роль видно в списке «Все базы и архив» и в настройках базы.

Участники базы

Участники — первым блоком страницы «Настройки базы» (меню базы «<название базы> ▾» справа над заголовком → «Настройки базы «…»»): имя (или почта, если имя не указано), почта и роль каждого; ваша строка отмечена «· вы». Список видят все участники базы, ждущие приглашения — только создатель и совладельцы.

Пригласить

Создатель или совладелец нажимает «+ Пригласить», вводит почту, выбирает роль и нажимает «Отправить приглашение». На эту почту придёт письмо со ссылкой. Доступ откроется, когда человек войдёт в приложение с этой почтой — по ссылке из письма или по коду, как обычно, — и нажмёт «Принять». Заранее заводить учётную запись не нужно, а пригласивший не видит, была ли она у человека. Приглашение действует 14 дней.

Ждущие приглашения — в блоке «Приглашения» под участниками. «Изменить» открывает окно: сменить роль, «Отправить письмо ещё раз» (над полосой действий; новая ссылка, прежняя перестаёт действовать, срок — снова 14 дней) или «Отменить приглашение» (слева в полосе, с вопросом). Писем-приглашений из одной базы — не больше 20 в сутки; на один адрес — не чаще раза в 10 минут и не больше 5 в сутки.

Сменить роль или убрать участника

«Изменить» в строке участника: роль и «Сохранить». Слева в той же полосе — «Убрать из базы»: вопрос появится над полосой, в том же окне. Доступ пропадает сразу; записи, которые человек внёс, остаются в базе; его личные напоминания по этой базе скрыты и вернутся, если его пригласят снова.

Роль создателя закреплена: её не меняют, создателя нельзя убрать. Свою роль не меняет никто — об этом просят создателя или другого совладельца. Совладелец меняет роли и убирает всех, кроме создателя.

Выйти из базы

Любой участник, кроме создателя: «Настройки базы» → «Ваше участие» → «Выйти из базы…». База пропадёт из вашего списка; вернуться можно только по новому приглашению.

Если пригласили вас

Откройте ссылку из письма или просто войдите по коду с той почтой — откроется «Вас пригласили» с кнопками «Принять» и «Отказаться». Ждущие приглашения видны и в списке «Все базы и архив». Пришедшему по приглашению своя пустая база «Мои объекты» не создаётся; она появится, если отказаться от всех приглашений. Ссылка открыта с другой почтой — на странице будет «Выйти и войти с той почтой».

Приглашают, меняют роли и убирают участников создатель и совладельцы в «Настройках базы». По вашей просьбе это может сделать и администратор сервиса — по тем же правилам: создателя не трогает, приглашённый сам нажимает «Принять». Каждое такое действие записывается с причиной в журнал вмешательств.

Помощь администратора сервиса в базе

Если вы попросили администратора сервиса поправить записи вашей базы, он открывает её в режиме поддержки: с причиной, на срок до 4 часов, с правами роли «Просмотр» или «Изменение». Участником базы он при этом не становится и в списке участников не появляется. Удалить, переименовать или убрать базу в архив и поменять участников в режиме поддержки нельзя.

Его правки видны как обычные: автором изменения записи стоит он. Каждое изменение — что было и что стало — и каждый скачанный файл записываются с причиной в журнал вмешательств. Режим заканчивается сам по истечении срока или раньше, когда администратор нажимает «Завершить».

Так же, по вашей просьбе и только в режиме поддержки, администратор вносит прошлый долг — начисление и срок аренды за месяц, который приложение не отслеживало (см. Документы за период): сами участники базы долг задним числом не заводят.

Управление сервисом

Пункт «Управление сервисом» — в меню под буквой в кружке справа вверху; его видят только суперадминистраторы сервиса. Там обзор сервиса, пользователи, базы, демо, статьи этой помощи, справочники (адреса и каталог поставщиков) и журналы: действия администраторов, доставка уведомлений и коды входа. Самих кодов входа там нет — только когда код запросили и чем кончилось. Записи вашей базы администратор видит и правит только в режиме поддержки, каждое действие — с причиной в журнале вмешательств. Отдельной админ-панели у приложения больше нет.