Документы за период

Квитанции ЖКУ и за свет относятся к объекту, а не к договору: они есть и у свободной квартиры, их сумма «Начислено за месяц», вода и оплаты по квитанциям — в карточке объекта, см. Платежи и документы квартиры. Расшифровка квитанции и сверка с итогом ЕПД, если они введены, — в «Подробностях» карточки квитанции. Квитанции, внесённые раньше, перенесены в объекты договоров вместе с файлами, а их отметки оплаты стали оплатами по квитанциям.

Для действующих договоров при сохранении и ежедневном обновлении создаются ожидаемые записи за месяц. Они видны во вкладке «Платежи» карточки договора — строкой своего месяца. Ближайшие месяцы создаются заранее, чтобы событие о счёте или платеже появилось вовремя. Если договор внесён задним числом или «Оплата за» заполнено позднее, отслеживание начинается с ближайшего будущего срока. Прошедший долг при необходимости вносит администратор сервиса по вашей просьбе: в режиме поддержки, в окне «Аренда» нужного месяца («Начислено и срок»); правка с причиной сохраняется в журнале вмешательств. Оплату за прошедший месяц можно внести в карточке квартиры — запись появится без срока, то есть без просрочки.

Акт (или УПД) за месяц приложение ждёт само, если по договору закрывающие документы оформляются — их указывают на шаге «Счета и акты» (арендатор — ИП или организация) или «Акты» (ИП или организация сдаёт физлицу) формы договора, см. «Какие документы ожидаются». Остальные акты добавляют кнопкой «+ Добавить акт» во вкладке «Платежи» карточки договора (или «Акт» во вкладке «Документы») или в разделе «Документы» — дата, номер, сумма и файл, см. Раздел «Документы» и добавление. Все документы базы сразу, с фильтрами и сводкой, — в разделе «Документы» меню; счета, квитанции и акты там — отдельными подразделами, без поиска договора.

Полученный или выставленный счёт можно добавить и в разделе «Документы» — кнопкой «+ Добавить счёт». Если за этот месяц такой счёт уже ожидается, форма вносит сведения в эту же запись, а запись со сведениями не перезаписывает; оплату форма не отмечает. Подробнее — в той же статье.

Какие документы ожидаются

Что ждать по аренде, решают стороны договора (форма по шагам, см. Договоры):

• арендатор — физлицо — оплата аренды без счёта: физлицу счета не выставляют;
• арендатор — ИП или организация — по ответу шага «Счета и акты»: «Счёт на аренду выставляется каждый месяц» — счёт на аренду, «Не выставляется» — оплата аренды без счёта.

У договоров, внесённых раньше (и из импорта), пока их не изменили по шагам, действует прежнее умолчание по категории объекта: жилая — оплата аренды без счёта, коммерческая, земля, гаражи и места — счёт на аренду. Если ждут счёт, оплата без счёта за ту же аренду не создаётся. После сохранения договора нетронутые записи за текущий и будущие месяцы пересчитываются под новый выбор.

Акт или УПД за месяц — если закрывающие документы оформляются («Акт», «УПД», «Акт и счёт-фактура» на шаге «Счета и акты» или «Оформляется» на шаге «Акты»). Запись месяца появляется заранее, за 30 дней до срока — N-го числа следующего месяца (без указанного дня — 5-го); во вкладке «Платежи» она видна как «Не выставлен · выставить до 05.10», а в напоминаниях и на главной — «Пора выставить акт за сентябрь» с кнопкой «Акт выставлен». Акт с датой или файлом — выставлен. Акт, добавленный кнопкой «+ Добавить акт» за этот месяц, заполняет ожидаемую запись, а не создаёт вторую; в форме акта есть поле «За месяц» — для акта за сентябрь, подписанного в октябре. «Не оформляются» — отметки нет; если закрывающие документы перестали оформляться, нетронутые ожидаемые акты текущего и будущих месяцев убираются.

Счёт на ЖКУ (на их возмещение) ждут, если на шаге «Счета и акты» ответили «Выставляется каждый месяц» — этот вопрос есть, когда арендатор ИП или организация платит собственнику за ЖКУ; у договоров, внесённых раньше, — по прежней отметке «ожидать счёт». Прошлые записи сохраняются; нетронутые записи за текущий и будущие месяцы без отметки убираются при пересчёте. Квитанцию ЖКУ договор больше не ждёт: ожидаемые квитанции создаёт отметка «Ждать квитанцию каждый месяц» у лицевого счёта объекта; прежняя отметка договора перенесена туда.

У счёта на аренду и оплаты без счёта сумма берётся из аренды в месяц, если договор действует весь месяц. За неполный месяц — когда договор начался или кончается не первого числа — сумма считается по дням: аренда в месяц × дни аренды в месяце / дни месяца, до рубля. Дни считаются включительно: договор с 6 по 30 октября — 25 из 31 дня, при аренде 1 000 000 ₽ это 806 452 ₽. День досрочного прекращения в аренду не входит. Сумму можно поправить вручную в записи или в таблице месяца — внесённое не пересчитывается. Срок платежа рассчитывается по «Дню оплаты» и «Оплата за» в договоре: в месяце периода, предыдущем или следующем. У счёта на коммунальные сумму и срок при необходимости вводят вручную — условия аренды их не задают. У ранее внесённых договоров «Оплата за» пустое, поэтому срок новых месяцев не рассчитывается, пока вы не заполните его.

Состояние документа

• Ожидается — у документа нет даты выставления и файла; заранее рассчитанная сумма сама по себе не означает выставление;
• Выставлен — указана дата документа или загружен файл;
• Оплачен — начисление погашено оплатами (у акта и записи без суммы — указана дата оплаты);
• Просрочен — срок оплаты прошёл, а начисление не погашено.

Сведения, файл и оплата

Записи за месяц — во вкладке «Платежи» карточки договора, строкой своего месяца. Нажатие на значение открывает окно:

• «Аренда» (столбцы «Аренда», «Оплачено», «Осталось») — оплаты месяца строками и «Отметить оплату» с подставленным остатком: нажать — значит «Оплачено полностью», можно внести часть; больше остатка внести нельзя, переплата и аванс не вводятся. В свёрнутом «Начислено и срок» — сумма и срок записи месяца. Оплату строки исправляют и удаляют в самом окне: удаление спрашивает подтверждение, начисление остаётся;
• «Сведения и оплата» (столбцы счетов и актов) — номер, дата выставления (у счёта; пусто — счёт ещё не выставлен), сумма, срок оплаты и заметка; у счёта на ЖКУ — его оплаты строками и «Отметить оплату»; у акта — дата оплаты. Если записи месяца ещё нет, первое сохранение сведений её заведёт, а оплату по счёту можно внести после этого;
• «Файлы» — файлы записи: «Выбрать файл» или перетащите файлы в рамку — PDF, DOCX, DOC, JPG или PNG до 20 МБ, можно несколько; у каждого «Просмотр» (кроме DOC) и «Скачать», «Заменить» и «Удалить» — с вопросом в окне, см. Договоры.

Окна видны участникам с правом изменения; без JavaScript значение открывает страницу того же окна. Те же оплаты аренды видны в карточке квартиры, в части «Аренда» — Платежи и документы квартиры.

Напоминания по документам

• Ожидается оплата или Оплата просрочена — в срок платежа и после него, пока дата оплаты пустая. На главной событие закрывает «Оплата получена»;
• Выставить счёт — для аренды до указанного в договоре числа, не позже срока оплаты; без такого числа и для счёта на ЖКУ — 15-го. Закрывается датой выставления или файлом;
• Нет документа за месяц — для счёта на ЖКУ 15-го числа, пока не загружен файл или не указана дата документа; для квитанции объекта — 15-го, если у лицевого счёта включено «Ждать квитанцию каждый месяц» и в квитанции нет ни суммы, ни файла.

У оплаты аренды без счёта нет напоминания о недостающем файле. Подробнее — Напоминания и события.