Ключи для ботов

Бот — программа, которая работает с базами за вас: например, помощник в Telegram, которому можно написать «внеси оплату ЖКУ за сентябрь по квартире 12» или прислать фото квитанции. Чтобы бот мог читать и менять ваши базы, ему нужен ключ. Ключ не даёт входа на сайт и не меняет ваш вход по почте.

Что может бот с ключом

Бот действует от вашего имени и с вашими правами: в базах, где у вас роль «Просмотр», он только читает. Сейчас бот умеет:

• искать объекты, людей и организации, договоры по всем вашим базам и показывать карточку объекта;
• добавлять объекты, менять их сведения по группам (как «Изменить» в карточке), убирать в архив и возвращать, удалять объект без истории; подсказывать адрес по адресному справочнику;
• добавлять к объекту собственника, представителя, арендатора без договора или человека в другой роли, менять долю, даты и пометку, убирать ошибочную связь;
• загружать присланные в чат фото объекта в нужный альбом, подписывать и переносить их, заводить свои альбомы; сохранять фото человека или логотип организации;
• вести «Люди и организации»: добавлять людей, ИП и организации с телефонами и почтой, менять сведения, убирать в архив и удалять, добавлять контактных лиц и экстренную связь. Если похожая запись уже есть (тот же телефон, почта или ИНН), бот сначала покажет её и добавит новую, только если вы подтвердите;
• вести договоры: найти договор и рассказать о нём (стороны, условия сейчас и с какой даты менялись, срок, продление, счета и акты), добавить договор по тем же шагам, что «Добавить договор» — со сторонами из «Людей и организаций» или новыми (похожие записи бот сначала покажет), менять сведения по группам, как «Изменить ▾» в карточке, прикладывать файл договора или выключить напоминание о скане, добавлять приложение, акт или УПД и счёт за месяц, отмечать их оплату, прекращать договор досрочно и выключать автопродление («Не продлевать»), удалить договор;
• сдавать квартиру и менять арендатора — как «Добавить арендатора» и «Сменить арендатора» в карточке квартиры: если договор уже действует, бот спросит, оформить второй договор или добавить арендатора в действующий; при смене — подтвердит досрочное прекращение текущего договора; завершить аренду без нового арендатора — как «Завершить аренду…» в окне статуса квартиры;
• искать в «Документах» по виду, объекту, человеку, датам и словам; добавлять претензии и письма, судебные документы и документы исполнения, страховые полисы и документы о собственности с файлами, менять и удалять их; полис, как и в карточке объекта, обновляет сведения о страховке квартиры;
• показывать «Платежи за месяц» и «Платежи за год»;
• в квартирах — всё, что делается в окнах таблицы «Платежи за месяц» и в карточке квартиры: квитанции и их сканы, оплаты по квитанциям, лицевые счета, смену получателя, статус квартиры; в договорах — оплату аренды и возмещение коммунальных, условия и записи за месяц — у договоров на любые объекты, как в карточке договора;
• удалять квитанцию вместе с файлами;
• искать в каталоге поставщиков и подсказывать получателя платежа по квитанции — по тому же правилу, что окна «Лицевой счёт» и «Квитанция» (Получатель по квитанции): скан, который прислал бот, читается сам; то, что бот прочитал с квитанции сам (название, ИНН, счёт, код плательщика), он передаёт приложению — точное совпадение у счёта без получателя выбирается само, остальное бот предлагает выбрать вам;
• готовить оплату по реквизитам — QR-код для приложения банка (картинкой в чат), платёжное поручение в PDF и файл для банк-клиента — по тем же правилам, что окно «Оплатить» (Оплатить по QR-коду и платёжкой): по неподтверждённым реквизитам — только после того, как вы сверили счёт и БИК с квитанцией; отмечать оплату, когда вы скажете, что оплатили;
• присылать в чат файлы из базы, например скан квитанции;
• показывать участников базы, а если вы создатель или совладелец — приглашать людей по почте, менять их роли и убирать из базы; отвечать на приглашения, пришедшие на вашу почту.

Проверки те же, что на сайте: неверную сумму или дату бот не запишет и скажет, что поправить; договор без номера, начала или сторон не сохранится, а договору с арендатором-организацией нужны ответы про счета и закрывающие документы. Запись, которую кто-то изменил, пока бот с ней работал, он не перезапишет — перечитает и спросит снова; поле, которое бот не менял, остаётся как было. Объект с историей и человека, который сторона договора или арендатор, бот не удаляет — как и на сайте, их можно только убрать в архив. Договор и документы бот удаляет только после вашего «да»; документы по спору при удалении договора остаются у объекта.

Создать ключ

«Настройки» → вкладка «Ключи для ботов» → назовите ключ (например, «Telegram-бот семьи») → «Создать ключ». Ключ показывается один раз: скопируйте его и сохраните в настройках бота. Потеряли — отзовите и создайте новый. Действующих ключей может быть не больше десяти.

Храните ключ как пароль: кто знает ключ, тот работает с вашими базами.

Отозвать ключ

«Отозвать» в списке ключей. Бот с этим ключом перестаёт работать сразу. В списке видно, когда ключ создан и когда им последний раз пользовались.

Что делали боты

Ниже на той же вкладке — журнал: что бот изменил, в какой базе, когда, по чьей просьбе (если бот работает в чате, где пишут несколько человек) и с каким итогом. Попытки, которые не прошли проверку, тоже видны.

«Отменить» — у недавних изменений, которые можно вернуть: новую оплату, прикреплённый файл или фото, добавленный объект, альбом, запись в «Людях и организациях», договор, приложение, акт, счёт или документ бот удалит, изменённые поля квитанции, оплаты, объекта, договора, документа или карточки вернёт к прежним значениям, убранную связь запишет снова, архив вернёт как было. Отмена оформленной аренды удаляет новый договор и новую карточку арендатора и возвращает прежний договор, срок арендатора без договора и статус квартиры; отмена полиса возвращает прежние сведения о страховке. Если после бота эти данные уже кто-то поменял или с новой записью уже что-то связали, отмена ничего не трогает и сообщает об этом — тогда исправьте вручную. Удаление, смену вида записи, статус квартиры, досрочное прекращение и «Не продлевать» отменяют вручную — в карточке договора это одна кнопка: «Отменить прекращение» или «Продлевается автоматически» в «Изменить ▾ → Продление». То же делает команда боту «отмени».

Кто что может в базе — см. Пользователи, роли и права.