Раздел «Документы» и добавление

Пункт «Документы» в меню — вверху на компьютере и внизу экрана на телефоне — открывает вход раздела выбранной базы: договоры, приложения к договорам, счета на аренду и на ЖКУ, квитанции ЖКУ и за свет, акты, страховые полисы, документы о собственности и документы по спору — претензии и переписку, судебные документы, документы исполнения и взыскания. Базу выбирают в меню базы — справа над заголовком; документы разных баз вместе не показываются.

Записи и файлы здесь не копируются: раздел показывает те же договоры и документы, что и их карточки, и ведёт в них. Пункт «Документы» выделен в меню и в самом разделе, и в формах добавления, и в списке, карточке и формах договоров: договоры — его подраздел.

Вход раздела

Вход — лёгкая страница: путь «Главная / Документы», заголовок «Документы», кнопка «+ Добавить документ», плитки подразделов и под ними сводка документов базы. Плитки — те же, что во вкладке «Документы» карточки объекта: значок, название, число записей («28 договоров» или «Пока нет»), короткая подпись, что в подразделе, и сразу под ней «+ Добавить» — форма документа этого вида, та же, что у кнопки «+ …» в заголовке подраздела. У «Всех документов» своей кнопки нет — выбор вида открывает «+ Добавить документ» страницы. Кнопки видны участникам с правом изменения. Фильтров и списка документов на входе нет: они на экранах списков, куда ведут названия плиток; состояния в сводке входа открывают список «Все документы» с этим состоянием. Если документов в базе ещё нет, под плитками так и написано, а если нет и объектов — предложено сначала добавить объект.

Подразделы

Нажатие на название плитки открывает список подраздела:

• Все документы — все виды вместе, отдельным экраном со сводкой, поиском и фильтрами;
• Договоры — список договоров базы с его сводкой, поиском, выгрузкой в Excel и вашими настройками страницы, см. Договоры;
• Приложения, Счета (на аренду и на ЖКУ), Квитанции (ЖКУ и за свет) и Акты — документы одного вида. Счёт или квитанцию не нужно искать через договор;
• Страховка и Подтверждение собственности — страховые полисы и документы о собственности объектов (выписки, свидетельства, договоры купли-продажи); как и квитанции, они относятся к объекту, а не к договору, см. Платежи и документы квартиры;
• Претензии и переписка, Судебные документы, Исполнение и взыскание — документы по спору, см. Претензии, суд и исполнение.

Плитки есть только на входе. В списке над реестром — компактная строка навигации, без плиток и боковой панели, поэтому реестр занимает всю ширину страницы: путь «Главная / Документы / [подраздел]» («Документы» возвращает на вход с плитками), заголовок — открытый подраздел со стрелкой ▾, рядом число найденных записей, справа — кнопка «+ …» подраздела. Нажатие на заголовок открывает меню всех подразделов с числами записей, как у плиток: так переходят между подразделами, не возвращаясь на вход. Открытый подраздел в меню выделен; меню закрывается нажатием мимо или клавишей Escape, на телефоне открывается во всю ширину. Выбранный порядок строк сохраняется при переходе между подразделами реестра. Прежние ссылки и закладки на подразделы, фильтры и страницы списка открывают список, как раньше; адрес подраздела можно сохранить, «Назад» и «Вперёд» браузера переходят между подразделами. На входе плитки стоят по три в ряд — с «Шире» на большом экране больше, в узком окне меньше, — а на телефоне каждая своей строкой во всю ширину; названия видны целиком и переносятся только по словам — например, «Подтверждение собственности» на узком телефоне в две строки.

Добавить

Кнопка «+ …» у заголовка добавляет документ того подраздела, где вы сейчас:

Подраздел	Кнопка
Вход и «Все документы»	«+ Добавить документ» — сначала выберите, что добавить
Договоры	«+ Добавить договор»
Приложения	«+ Добавить приложение»
Счета	«+ Добавить счёт» — на аренду или на ЖКУ; в подразделе «Счета на аренду» или «Счета на ЖКУ» вид уже выбран
Квитанции	«+ Добавить квитанцию» — ЖКУ или за свет
Акты	«+ Добавить акт»
Страховка	«+ Добавить полис»
Подтверждение собственности	«+ Добавить документ о собственности»
Претензии и переписка	«+ Добавить письмо или претензию»
Судебные документы	«+ Добавить судебный документ»
Исполнение и взыскание	«+ Добавить документ исполнения»

На входе и во «Всех документах» кнопка открывает выбор: плитки «Договор», «Приложение к договору», «Счёт», «Акт», группа «Документы объекта» — «Квитанция», «Страховой полис», «Документ о собственности» — и три раздела документов по спору с подсказкой, куда что относится. Если в базе ещё нет договора, плитки документов к договору неактивны и так и написано; без объекта неактивны договор, документы объекта и документы по спору. В таком случае над плитками — плашка с тем, что добавить сначала: «+ Добавить объект» или «+ Добавить договор».

Каждая кнопка ведёт в обычную форму приложения. «Отмена» и сохранение возвращают в тот же подраздел, с его поиском и фильтрами; если форма вернулась с ошибкой, подраздел тоже не теряется, а выбранные файлы нужно выбрать ещё раз. Если файл не выбран, перед сохранением форма спросит «Файл не прикреплён» — «Сохранить без файла» или «Прикрепить файл»; после «Сохранить без файла» и ошибки в форме вопрос не повторяется. Двойное нажатие «Сохранить» или повторная отправка той же формы второй записи не создают — приложение сообщит, что запись уже сохранена. Заново открытая форма сохраняет новую запись, даже с теми же сведениями.

Добавляют участники с правом изменения. При роли «Просмотр» раздел, записи и файлы видны, а кнопок «+ …» нет.

Сводка документов

На входе под плитками — сводка всех документов базы, в каждом списке под реестром — сводка записей его подраздела:

• сколько записей — документов, счетов, квитанций, актов или приложений — и сколько из них с файлом и без файла. Каждая запись считается один раз, сколько бы файлов у неё ни было;
• по состоянию — у счетов, квитанций и актов «Ожидается», «Выставлен», «Оплачен» и «Просрочен», как в карточке договора (см. Документы за период); у приложений — «Вступит в силу» и «Вступило в силу». Нажатие на состояние показывает такие записи этого же подраздела — ровно столько, сколько написано в сводке. У документов по спору состояний оплаты нет: в их подразделах вместо шкал — что сюда относится;
• записей по видам — во «Всех документах» и в «Счетах»: сколько записей каждого вида и у скольких есть файл.

Сводка считает все записи подраздела, без поиска и фильтров реестра. «Ожидается» — заготовка: запись без даты и файла, которую приложение создало заранее; полученным документом она не считается. Оплата аренды без счёта — финансовая запись, а не документ: её нет ни в реестре, ни в сводке, она в карточке договора.

«Сводка договоров» в подразделе «Договоры» — другая: она считает сами договоры — по статусам, срокам и аренде в месяц.

Если база в архиве, её документы открываются как обычно, с пометкой «База в архиве», но сводки по ней нет. Сводку, как и другие блоки, можно убрать: «Переместить виджеты» и «Настроить страницу» над страницей, см. Настройки.

Реестр и фильтры

В строке — отметка, вид и название или номер, стороны (у договора — арендаторы, у документов договора — их договор, у документа по спору — его вид, адресат и договор, если он указан), объект, дата или период, статус, файлы и «⋯». Сначала идут новые, записи без даты — в конце. Сортировать можно по виду, объекту и дате: нажмите на заголовок столбца, повторное нажатие меняет порядок; на телефоне порядок выбирается в списке под поиском.

• Поиск — по номеру документа или договора и по адресу объекта, у документов по спору — ещё по названию, виду, адресату, человеку или организации и метке «Исполнительный документ»; регистр букв не важен.
• Вид — договоры, приложения, счета (все или отдельно на аренду и на ЖКУ), квитанции ЖКУ, акты, три раздела документов по спору — то же, что их подразделы, — и «Претензии, суды и взыскание» — все три вместе (так открывает их «Все N →» в карточке квартиры); вид «Договоры» показывает договоры строками реестра среди всех документов.
• Статус — у каждого вида свой: у счетов, квитанций и актов — состояние документа, у договоров — статус договора («Действует», «Готовится» и другие), у приложений — «Вступит в силу» или «Вступило в силу». У документов по спору статуса нет, в столбце — прочерк.
• Объект и человек или организация — документы этого объекта или с этим человеком (организацией): по договорам — среди сторон договора, у документа по спору — указанный в нём.
• Период с … по … — даты в виде дд.мм.гггг: договор попадает, если действует хотя бы день из периода, приложение — если вступает в силу в этот период, счёт, квитанция и акт — если их месяц задевает период, документ по спору — если его дата в периоде.
• База — тот же раздел другой вашей базы; базы в архиве стоят в конце списка с пометкой.

«Сбросить» убирает поиск и фильтры, но оставляет подраздел — и во «Всех документах» остаётся в их списке. Записей на странице — 30, дальше — «Дальше →»; поиск, фильтры и порядок при этом сохраняются.

Название в строке открывает карточку: у договора — карточку договора сверху, у приложения и документа за период — карточку договора сразу на его строке, у документа по спору — его собственную карточку. Имя файла — понятное, по записи («Квитанция ЖКУ за октябрь 2026», «Договор № К-2026/01»), а не имя загруженного файла; нажатие скачивает файл под этим именем, «Просмотр» показывает PDF, картинку или DOCX поверх страницы.

Отметки и меню строки

Отметки работают так же, как в списках объектов, договоров, людей и организаций: отметьте строки галочкой или кнопкой «Отметить все на странице». Отметки сохраняются при поиске, сортировке, смене подраздела и переходе по страницам, пока открыта вкладка браузера; над таблицей видно «Отмечено: N» и сколько из них на других страницах, «Снять отметки» снимает все. Массовых действий и выгрузки документов в Excel нет — отметки помогают не потерять нужные строки. Когда вы удаляете договор, документ по спору или документ объекта, его отметка снимается сама; вместе с договором — и отметки его приложений и документов за период.

У каждой строки — «⋯»; на компьютере то же меню открывается правым щелчком по строке или клавишами Shift+F10, стрелки выбирают пункт, Esc закрывает. На телефоне «⋯» открывает шторку снизу с «Отменой».

• Договор — то же меню, что в списке договоров: «Открыть договор», «Файлы» (окно поверх страницы с файлами договора и его приложений), «Изменить», «Приложение к договору», «Личное напоминание», «Новый договор на основе этого» и «Удалить…». После удаления вы вернётесь в этот же подраздел.
• Приложение — «Открыть в карточке договора», «Открыть договор» и при праве изменения «Файлы…»: окно файлов этого приложения — добавить, заменить, удалить.
• Счёт, акт — «Открыть в карточке договора» (вкладка «Платежи», строка месяца), «Открыть договор» и при праве изменения «Сведения и оплата…»: окно этого документа — номер, дата, сумма и срок, у счёта на ЖКУ — оплаты, у акта — дата оплаты; файлы — ссылкой «Файлы» в том же окне.
• Квитанция — «Открыть квитанцию» (сведения, вода, место в расчёте лицевого счёта, сверка с квитанцией и файлы), «Открыть объект» и при праве изменения «Удалить…».
• Полис и документ о собственности — «Открыть документ», «Открыть объект» и при праве изменения «Удалить…».
• Документ по спору — «Открыть документ» и при праве изменения «Изменить», «Добавить файл…» и «Удалить…».

На компьютере в меню есть и «Открыть в новой вкладке». При роли «Просмотр» в меню остаются переходы, «Файлы» и «Личное напоминание».

Добавить акт

Акт — прикладной документ договора: он всегда относится к одному договору и хранится в его карточке — строкой своего месяца во вкладке «Платежи» и в группе «Акты» вкладки «Документы» — вместе со своим файлом. Подраздел «Акты» только собирает акты всех договоров базы в одном списке.

Акт добавляют участники с правом изменения:

• в карточке договора — «+ Добавить акт» во вкладке «Платежи» или «Акт» во вкладке «Документы»; договор уже выбран;
• в разделе «Документы» — кнопка «+ Добавить акт» в подразделе «Акты» или плитка «Акт» в выборе «+ Добавить документ» во «Всех документах»; договор выбирается из договоров этой базы.

В форме:

• дата акта — обязательна; актов за один месяц может быть несколько;
• за месяц — необязательно: акт за сентябрь, подписанный в октябре, — 09.2026; пустое — месяц даты акта. Если договор ждёт акт за этот месяц (закрывающие документы оформляются), новый акт заполняет ожидаемую запись — отметка «Не выставлен» уходит;
• номер акта и сумма в рублях — как у остальных документов: сумму можно ввести с пробелами или без, копейки — через запятую;
• файл акта — PDF, DOCX, DOC, JPG или PNG до 20 МБ. Его можно добавить и позже — окном «Файлы» в карточке договора. Неподходящий файл форма не примет и скажет почему.

Сохранённый акт виден в карточке договора — во вкладках «Платежи» и «Документы» — и в подразделе «Акты». У акта с датой нет напоминания «Нет документа за месяц». Из карточки договора сохранение возвращает к строке акта в карточке.

Добавить счёт

Счёт — тот же документ за период, что в карточке договора: один счёт каждого вида на договор за месяц. В форме:

• договор — из договоров этой базы;
• счёт — на аренду или на ЖКУ (если подраздел ещё не выбрал вид);
• месяц, за который документ — в виде мм.гггг, например 10.2026, или в окне месяцев кнопкой справа от поля: он может не совпадать с месяцем даты — счёт за октябрь выставляют и в сентябре;
• дата документа — обязательна: добавляют полученный или выставленный документ;
• номер, сумма в рублях, срок оплаты, заметка и файлы — PDF, DOCX, DOC, JPG или PNG до 20 МБ, можно несколько.

Если за этот месяц по договору уже ждут такой счёт (запись «Ожидается»), форма вносит сведения в эту запись — второй записи за месяц не появляется; незаполненные в форме сумма и срок остаются у записи прежними. Если в записи месяца уже есть сведения — номер, дата, файл или оплата, — форма их не перезаписывает, а показывает ссылку на эту запись в карточке договора.

Оплату форма не отмечает: внесённый счёт — «Выставлен», а если срок оплаты прошёл — «Просрочен», пока в карточке договора не отмечена оплата. Счёт на аренду нельзя добавить за месяц, где договор ведёт оплату аренды без счёта, — иначе за один месяц было бы две денежные записи аренды; если по договору выставляют счета, отметьте в договоре «Ожидать счёт на аренду». Напоминания по сроку оплаты — как у остальных документов за период, см. Документы за период.

Добавить квитанцию, полис или документ о собственности

Квитанция ЖКУ или за свет, страховой полис и документ о собственности относятся к объекту: договор для них не нужен, объект выбирают в форме. У квитанции — услуга (ЖКУ или свет), месяц, начислено за месяц, срок оплаты, у ЖКУ — строки ЕПД в порядке документа со схемой «Где брать цифры в ЕПД»: «К оплате по квитанции», перерасчёт с основанием, пени и вода (холодная, горячая — носитель и энергия, водоотведение или одной суммой); затем номер, дата, заметка и файлы. За месяц у объекта одна квитанция каждой услуги: ожидаемая пустая заполняется, а квитанция со сведениями не перезаписывается — форма покажет ссылку на неё. У полиса — страховщик, номер и срок действия; отметка «Обновить сведения о страховке объекта» меняет страховку объекта. У документа о собственности — название, номер, дата и файлы. Подробнее — Платежи и документы квартиры.

Добавить приложение

В подразделе «Приложения» кнопка «+ Добавить приложение» открывает форму приложения: договор выбирается из договоров базы, файлы приложения можно приложить сразу. В карточке договора приложение добавляют окном «Условия договора» — блок «Новые условия с даты» с той же логикой. Заполните только то, что меняется: номер, дату вступления в силу, новый срок окончания и новые финансовые условия. Новый срок учитывается сразу, напоминания договора пересчитываются, как при добавлении из карточки, см. Договоры.